Loma-aika on tervetullut tauko, mutta samalla rikollisten sesonki: kun johto on poissa ja sijaiset hoitavat rutiineja, huijareiden on helpompi iskeä. Kokosimme listan asioista, jotka kannattaa käydä läpi ennen kannettavan sulkemista. Kaikkea ei tarvitse ehtiä, mutta tärkeimmät kohdat kannattaa valita oman tilanteen mukaan.
Tarkistakaa kriittisten järjestelmien käyttöoikeudet ja poistakaa poistuneiden työntekijöiden tunnukset. Otta käyttöön monivaiheinen tunnistautuminen kaikkialle, erityisesti sähköpostiin, pankkipalveluihin ja pilvipalveluihin, ja asettakaa hälytykset epätavallisille kirjautumisille ja siirroille. Varmistakaa myös, että varmuuskopiointi toimii ja palautus on testattu, ja että ohjelmistopäivitykset hoituvat lomien aikana.
Toimitusjohtajahuijaus on yksi suomalaisten yritysten suurimmista yksittäisistä talousriskeistä, ja tekoäly on tehnyt huijauksista entistä vaikeammin tunnistettavia esimerkiksi äänikloonauksen avulla. Asettakaa tilisiirroille kaksoisvahvistus, kouluttakaa taloushenkilöstö tunnistamaan huijaukset ja sopikaa sijaiselle selkeä toimintatapa epätavallisiin maksupyyntöihin. Tarkistakaa myös toimittajien tilinumerot ennen lomakautta puhelimitse.
Asiakassuhteet eivät lomaile, joten viestinnän on toimittava myös poissa ollessa. Kirjoittakaa ammattimainen lomavastaaja paljastamatta liikaa, nimetkää varahenkilö kriittisille asiakassuhteille ja lähettäkää ennakkoon viesti tärkeimmille asiakkaille. Muistakaa päivittää poikkeusaukioloajat verkkosivuille ja somekanaviin.
Suurin riski ei ole se, että jotain menee pieleen lomalla, vaan se, että kukaan ei tiedä, mitä silloin pitäisi tehdä. Dokumentoikaa käynnissä olevien projektien tila, sopikaa mitkä deadlinet voidaan siirtää, varmistakaa avainhenkilöiden pääsy tarvittaviin tiedostoihin ja sopikaa sijaiselle selkeät valtuudet.
Tarkistakaa viranomaisten aikataulut, kuten ALV-ilmoitukset ja ennakonpidätykset, sekä automaattisesti uusiutuvat sopimukset ja vakuutukset. Varmistakaa, että kassavirta riittää kesän yli, ja lähettäkää avoimet laskut ennen lähtöä.
Lopuksi: aseta selkeät rajat tavoitettavuudelle, delegoi rohkeasti ja kirjaa ideat ylös myöhempää käsittelyä varten. Kun tärkeimmät asiat on hoidettu, voi sulkea kannettavan hyvällä mielellä: levännyt yrittäjä tekee syksyllä parempia päätöksiä.
Haluatko varmistaa, että kaikki on kunnossa ennen lomaa? Ota yhteyttä, käymme listan läpi yhdessä.
